Quatre règles de réunion vidéo qui devraient nous suivre au bureau

2020 a changé le monde du travail, peut-être pour toujours. Des millions de personnes ont commencé à travailler à distance pour la première fois, et elles ont appris que ce n’est pas tout à fait la même chose que de travailler dans un bureau. Mais alors que les gens commencent à faire la transition de retour au bureau, j’espère qu’ils retiendront certaines des leçons qu’ils ont apprises lors des réunions en ligne pour améliorer celles qui se tiendront en personne. Voici quatre règles de réunion vidéo qui, selon moi, devraient nous suivre de retour au bureau, des règles à mettre en application avec cette nouvelle plateforme de visioconférence sur le marché : meet jitsi. 

1. Dites  » allez-y  » lorsque vous coupez la parole à quelqu’un

Vous avez déjà essayé de chanter avec quelqu’un sur Zoom ? Tous ceux qui s’y sont essayés sont unanimes : ce n’est pas vraiment possible. Le problème est le décalage ou lag qui survient dès lors que l’on tente l’expérience. Le lag, c’est-à-dire l’écart entre le moment où vous commencez à parler et celui où tout le monde peut vous entendre, est quelque peu inévitable dans les appels vidéo. Résultat : les gens finissent par tous parler en même temps sans le vouloir. Voici le schéma typique d’une visioconférence dans lequel tout ceux qui y ont déjà participé reconnaîtront :

1. deux personnes ou plus commencent à parler en même temps ; 
2. après une seconde, elles remarquent toutes deux que cela se produit et cessent de parler ; 
3. l’une des personnes ou les deux disent  » allez-y  » à l’autre ; 
4. une personne va de l’avant et fait valoir son point de vue ; 
5. cette personne, lorsqu’elle a terminé, demande à l’autre ce qu’elle voulait dire et ainsi de suite.

Ce n’est qu’un petit détail mais cela a tendance à se produire dans plusieurs contextes différents : travail, église, moments des questions ou de discussion informelle de la réunion. Il existe des variantes. Parfois, c’est une autre personne entièrement qui fait le suivi pour s’assurer que tout le monde ait eu son tour de parole, par exemple. Pourtant, le modèle est assez cohérent, et il fonctionne plutôt bien.  Et la meilleure partie est que beaucoup de personnes qui font cela ne sont même pas conscientes de ce qu’est le « décalage ». Ils répondent simplement aux limitations de la technologie d’une manière qui semble naturelle. Il n’y a pas de décalage dans la vie réelle, bien sûr, mais je pense que cette habitude devrait perdurer. Au moins, l’intention derrière elle devrait rester. 

2. Prévoyez du temps pour la socialisation

Un écart gênant apparaît au début de chaque réunion vidéo. Vous savez, ces quelques minutes où chacun essaie de se connecter et/ou de comprendre pourquoi son micro ne fonctionne pas. C’est la raison pour laquelle généralement les réunions ne débutent que quelques minutes après l’heure prévue. Cela crée un temps improvisé pour la socialisation, ce qui rend les réunions vidéo plus amusantes. D’autres prévoient des temps de réunions informelles afin de renier avec l’aspect social du milieu professionnel et limiter le côté aliénant de cette forme de communication. Mais vous savez quoi ? Les bureaux peuvent également être aliénants et pourraient également développer davantage d’humanité. La plupart des réunions en personne commencent par une conversation informelle, mais laisser intentionnellement de l’espace pour cela sera toujours important lorsque les gens s’habitueront à se revoir. Les gens devraient être encouragés à arriver quelques minutes en avance à une réunion, peut-être, ou bien un temps de conversation pourrait être prévu à l’ordre du jour. Nous avons tous passé l’année 2020 ou presque à apprendre à quel point il est difficile de se sentir coupé les uns des autres, et j’espère que cela change la façon dont nous interagissons en personne. Prenez quelques minutes pour voir comment se portent les personnes que vous croisez, cela en vaut la peine pour tous. 

3. Acceptez le multitâche 

L’une des possibilités du travail à distance consiste à pouvoir s’adonner à plusieurs tâches en même temps lorsque la participation à la réunion n’est que marginale, que l’on n’a pas à intervenir en particulier. Les plus futés ont recours à la fonction de planification d’applications dédiées pour cacher qu’ils travaillent tout en écoutant des présentations qui n’ont pas d’impact sur leurs activités professionnelles quotidiennes. La réalité est que la plupart des réunions ne requièrent pas toute notre attention. Les entreprises devraient essayer de garder une certaine version de cela au bureau. Peut-être que les employés devraient avoir la possibilité d’appeler dans les auditoriums et les salles de conférence, ou peut-être que nous devrions simplement normaliser les personnes qui ne sont pas au cœur d’une conversation travaillant sur leur ordinateur portable pendant les réunions. Il y a un avantage à ce genre de multitâche : il peut garder les gens mobilisés sans surcharger complètement leur calendrier. 

4. Peut-être simplement avoir moins de réunions

Les entreprises à distance ont tendance à avoir moins de réunions. Ou, à tout le moins, elles ont tendance à réfléchir à la question de savoir si elles ont besoin d’avoir autant de réunions. C’est une compétence qui prend du temps à développer que celle d’apprendre à travailler de manière asynchrone et quelles sont les choses pour lesquelles vous ne devriez pas utiliser les réunions est essentiel pour que toute la chose à distance fonctionne. Certaines ont remplacé leur réunion quotidienne par une discussion automatisée sur meet jitsi. Cela remplit la même fonction qu’une réunion, inciter à la réflexion et tenir tout le monde informé, en beaucoup moins de temps. Les réunions peuvent se montrer chronophages, il vaut donc la peine de se demander si ce temps est bien investi ou si vous pourriez accomplir la même chose sans réunion. C’est aussi vrai au bureau qu’en discussion vidéo.