7 Façons intelligentes de sécuriser vos documents en ligne

Presque tout le monde, des particuliers aux entreprises, a besoin d’un moyen sûr et simple de garder une trace de ses documents. Heureusement, la mise en place d’un système de stockage de documents est plus facile que la plupart des gens ne l’imaginent. Si vous utilisez les services de partage de fichiers populaires sur internet, vous avez le plaisir d’avoir vos ensembles d’informations facilement accessibles et organisés. Le souci avec ces services, cependant, est le manque de sécurité des documents… à moins d’être équipé d’un coffre-fort électronique tel que coffreo. Dans un espace sécurisé, vous pourrez stocker vos documents professionnels en ligne sans craindre que n’importe qui ne tombe dessus. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, cliquez et découvrez coffreo, ainsi que ses nombreux avantages et solutions de dématérialisation pour l’entreprise.

Qu’est-ce que la sécurité des documents ?

La sécurité des documents est une préoccupation majeure pour pratiquement toutes les entreprises au niveau mondial. Lorsqu’une entreprise ou une entité particulière télécharge des documents sur le web, elle s’expose par inadvertance à des virus et à des risques de piratage. D’autre part, lorsqu’ils sont stockés sous une forme physique, les documents cruciaux sont censés être susceptibles d’être perdus ou détruits par des événements désastreux tels que des incendies et autres. Certaines entreprises ont été lésées par des vols de données et des violations de la sécurité dans le passé, entraînant des pertes financières préjudiciables. Par conséquent, prendre des précautions de sécurité au sérieux tout en téléchargeant des documents commerciaux importants, tels que les dossiers comptables et les transactions financières, les contrats et données personnelles de tous les employés se révèle aujourd’hui judicieux et essentiel. Pour vous aider à garder les documents de votre entreprise à l’abri des dangers lorsqu’ils sont téléchargés en ligne, vous pouvez envisager les moyens suivants :

1. Utiliser la signature électronique (e-signatures)

De nombreux experts en affaires s’accordent à dire que les signatures électroniques (e-signatures) sont un remplacement viable des signatures manuscrites. Elles sont traçables, permettent de gagner du temps et de l’argent, réduisent les déchets, sont horodatées et sont plus sécurisées. Plus important encore, elles sont aussi juridiquement contraignantes. 

L’outil en question n’est pas seulement destiné aux banques et autres instruments juridiques. Elle sécurise également le document signé électroniquement et le rend inviolable, empêchant ainsi toute modification indésirable. La pratique recommandée : chiffrer chaque signature électronique au fur et à mesure qu’elle est ajoutée.

2. Une solution payante de stockage sur Cloud

Pour ceux qui sont préoccupés par la confidentialité des données, il est fortement recommandé d’utiliser une solution de stockage dans un Cloud de documents sécurisée et fiable. 

Les meilleures options de stockage dans le Cloud s’intègrent parfaitement à d’autres applications et services, ce qui facilite l’affichage et l’édition des fichiers. La flexibilité de ces systèmes de stockage en ligne est impressionnante. Beaucoup d’entre eux se spécialisent, en effet, dans un sujet particulier. Par conséquent, il est conseillé de comparer et d’opposer chacun d’entre eux pour déterminer quelle option peut répondre correctement aux besoins et aux demandes de vos documents d’entreprise. 

3. Surveiller l’accès des employés

Puisque plusieurs travailleurs consultent, distribuent, modifient et partagent des informations tout au long de la journée, des réglementations et des procédures solides régissant l’accès des utilisateurs aux données sensibles sont nécessaires. Vous devez vous assurer que vous pouvez suivre qui a accès à quoi et que vous pouvez authentifier chaque utilisateur au cours de chaque session. En outre, éduquez vos employés sur la sécurité des données.

4. Faites crypter vos documents

Même si vous protégez vos réseaux et vos fichiers, vos documents peuvent rester exposés à un éventuel piratage sans un cryptage fort. Les fichiers peuvent être attaqués à la fois en transit et une fois arrivés sur des systèmes ou des appareils potentiellement non sécurisés. Le cryptage des données protège la confidentialité des données numériques stockées sur des ordinateurs et transmises via Internet ou d’autres réseaux informatiques. L’authentification vérifie l’origine d’un message, tandis que l’intégrité vérifie que son contenu n’a pas été modifié depuis son envoi.

5. Filigranez vos documents

On dit que le filigrane est l’une des procédures de sécurité des documents les plus durables. Le filigrane a généralement été utilisé pour revendiquer la propriété ou les papiers de marque, mais il a également d’autres utilisations dans le monde numérique. Le filigrane des documents numériques avec l’adresse électronique du destinataire peut aider à identifier la source de la fuite. Un document marqué en filigrane comme  » confidentiel  » peut être traité avec plus de précaution qu’un document qui n’en a pas. 

6. Utilisez l’authentification à deux facteurs (2FA)

L’authentification à deux facteurs (2FA) offre une couche supplémentaire de protection contre le partage de fichiers. Personne d’autre ne peut se connecter même s’il connaît votre mot de passe puisqu’il a besoin d’un deuxième facteur. Vous pouvez recevoir des codes 2FA de plusieurs façons :

• logiciel d’authentification par jetons de sécurité mobiles ;
• code par SMS. Lors de la connexion, un code à usage unique à 6 chiffres est fourni au numéro de téléphone sélectionné par l’utilisateur. Le nom d’utilisateur et le mot de passe doivent être fournis en même temps que ce code pour permettre l’accès aux fichiers importants.

Malgré cela, il convient de noter que le 2FA possède ses propres inconvénients dont vous devez être conscient avant de vous lancer dans sa mise en œuvre.

7. Utiliser un logiciel antivirus

On estime qu’une pléthore de virus harcèle le monde en ligne de nos jours. Un logiciel malveillant peut infecter votre ordinateur et effectuer presque tout : des pop-ups ennuyeux à l’analyse et au vol de papiers importants. Il est fortement recommandé d’installer un outil logiciel antivirus, en particulier sur les ordinateurs connectés à internet, car ils sont enclins à accéder à des liens dangereux en ligne. Retenez cette règle d’or : évitez de télécharger un antivirus de n’importe où ; ne téléchargez des programmes qu’à partir de boutiques officielles et de sites fiables.